オタクが「Toodledo」でタスク管理したらいろいろ捗った話

おはようございます。ほっさんです。
突然ですが今回は、私が愛用しているGTDツールToodledoの紹介をしたいと思います。
このツールのおかげで、極道入稿だった私が締め切りを守るとっても良い子に変身できたんです！
また、同人のことだけでなく日常のことも管理するようになったらいろいろ捗るようになりました。
今日はつらつらと書いてみようと思います。

その前に私のスペック

• 中年かつ低収入
• ふつうの会社員だけど幸い残業は少ない
• 同人誌の入稿は大体極道
• 頭の中で思ったスケジュールを実行して爆死することが多い
• 年のせいか物忘れが激しくなってきた
• 要するに低スペック人間

Toodledoって何？

Toodledoは無料でも使えるタスク管理ツール（基本web上で管理）です。かな～り高機能で細かくタスクを管理できます。
また、タスク管理だけじゃなくメモなどのちょっとしたツールもついています。
詳しくは以下のサイトを見てくださいな
sunstar78.hatenablog.com
wblog.jp

難しいこと書いてあるけど、使う機能は限られてるのでとりあえず「タスクを入力→実行→タスクを終了」という流れです。

駄菓子菓子！！！！ただボケーっと入力してるだけでは何も起こりません。
つまりタスクをいつまでにやるか、忘れないように通知してもらう必要があります。

そこで問題発生！！！このToodledoは基本無料なのですが、通知機能を使うときは有料コースに加入する必要があります。
例えば「期日が来たらスマホに通知する」という通知機能は有料プランに加入しないと使えません。
私はこちらのサイトを参考にしました
www.tjsg-kokoro.com

私はSilverコースを契約していますが、ぶっちゃけGoldでもよかったかも・・・？ファイルストレージは何気にデカい。外出先で作ったものを自宅で管理したりとかね。まぁここら辺はクラウドで何とかなる部分なのでお好みではあります。
また、Silverコース以上だとサブタスクの設定ができます。本のページごとに締め切りを設けたいときなど非常に有効です。
ちなみに他のGTDツールだと、年額3000円以上の契約が多いので、まぁまぁ安いほうなのではないでしょうか。
今のところ1500円くらい？一ドル111円くらいで計算したところ、ですが。

タスク管理アプリについては、いろんな方がランキング形式で紹介していますので、ググってみてください。
大体網羅しているのがこの方の記事です
jmatsuzaki.com

Toodledoの登録の仕方や主な機能の説明は他サイトが詳しく説明してくれてるのでググって見てくださいな。

ここからは同人やってる私がどういう使い方をしているかを説明します。

フォルダの作成

toodledoはタスクをフォルダに分けて管理できます。
まず、イベントの日付に合わせてフォルダを作成します。（とりあえず架空のイベントを想定して2018/11/11というフォルダ名にしました。イベント名などでもいいかと思います）
このフォルダの中にイベントに向けてやることをどんどんブっこんでいくイメージです。

ここは難しいことは考えずにガンガン作成してもいいかと思います。
私はイベントのフォルダ以外に日常のことや仕事のことも管理しているので、workとかそれっぽいフォルダが複数あります。

タスクの作成

ADD taskボタンでどんどんタスクを作成していきます。

注目してほしいのはDue Date / Timeの部分です。

（Due Date＝期日、つまり締め切り日ですね）
締切日と時間を設定します。（ずばり）タスクには期日（完了日）がつきものです。
もちろんいつでも修正できますので「この日までに終わってないとやばい！」という日付を入力しましょう。

ここで「この締め切りをいつ通知する」と設定することによってメールやスマホに通知がくるようになります。
また、リピート機能もありますが、こちらは後ほど。

実行する

さて、タスクをどんどん消化していきましょう。
タスクが終わったものはどうするの？
一覧の左側にあるチェックボックスにチェックを入れればタスク完了です。お疲れ様でした。

これだけ書くと「この程度のタスク管理だったら手帳でもいいし、わざわざオンラインで管理する必要なくね？」
って思いますよね。私も思ってましたよ。はい。

タスクをオンラインで管理するということは

• いつでもどこでもネット環境があれば確認、修正、追加ができる
• 繰り返しや同じようなタスクをすぐに追加できる
• 完了したタスクをあとで見返して反省点を振り替えれる
• オンラインの強みを活かしてスマホやメールで通知を受け取れるので漏れがない

というメリットがあるので、一度やってみるといいかもしれません。
Toodledo以外にもたくさんタスク管理ツールがあるので、いろいろ試してみるのも楽しいですよ。

以下、Toodledoで同人制作を管理するに当たって、私が使用しているタスクです。

表紙

まんまその通り。表紙をいつまでに作成するかをDue Dateに設定し、ノートには色数（カラーとかモノクロとか）、デザイナーさんに表紙デザインをお願いする場合は誰にいつまでとか細かく記入します。
自分は表紙は空いた時間にダラダラ描いていたのですが、大体後半に焦って適当に描くこともあったのでほんとすみませんって感じでした・・・
管理するようになって、ちゃんと時間を確保して描くようになりました。

下書きやペン入れ等の本文

これが一番大事！！！！！
例えば「ペン入れ」のタスクを作成し、そこにサブタスクでページ数ごとのタスクを作成します。

まずはメインの「本文ペン入れ」タスクを作成します。

その後、一覧に戻り、本文ペン入れタスクの左にあるちっこい矢印をクリック。

この矢印をクリックするとタスクのメニューが表示されますので、「Add Subtask(s)」をクリックします。

そうすると、「本文ペン入れ」の子タスクを作成する画面が表示されますので、Subtask入力欄右に表示されているAdd multuiple tasksをクリックします。

なんかタイトル欄がでっかくなったタスク入力画面になりますので、ページごとに改行しながら入力していきます。（必ず改行してください！！！！）
ページが多い場合は「1～10p」とかでもいいかもですね。終わったらSAVEしちゃいましょう。

戻ると、本文ペン入れタスクの下にどばっと本文サブタスクがぶら下がった状態で作られます。

これだと、本文の締切（Due date）が全部同じ日になってしまうので、サブタスクを一つづつ開いて締切日を設定します。（画面はメインのタスクと同じです）
「本文は10/31までに完成すればいいから、1ページを1日で仕上げるとして、1ページ目は10/3までに仕上げたらいいので、10/3の11時にしよう」的なノリです。

サブタスクに一つづつ期日を設定してみた画面です。
Due dateが設定されているのがおわかりになりますでしょうか・・・
アラートを設定することによって、設定日時にスマホやメールで通知が来るので外出していても原稿のことを思い出せますね！ｱｯﾊｯﾊ
自分、休日はPCから離れるために原稿はやらないので、休暇日は締切を設定しないことによって心から休みを満喫できましたよ、はい。ﾒﾘﾊﾘﾀﾞｲｼﾞ

おしながきと値札

入稿後に作成することが多いので、入稿万歳ハイになって忘れないようにDue Dateを指定して通知が来るようにします。

ポスター

これも入稿万歳ハイ(ry　なので入稿後に通知が来るように設定します。

イベントで必要なもの

筆記用具とかポスタースタンドなど、必要なものをノートに記入します。これもイベント前日に通知が来るようにして忘れないようにしてました。
買い物が必要なものは一週間前とかに買い物リストとして別にタスクを作成します。

ざっくりこんな感じです。
他にも「ネーム」とか「プロット」とか「アシさん（友達）と打ち合わせ」とかいろいろあったりします。
人によってはタスクに入力できることがもっとあるかもしれないですね。

タスクを細かく入力しておくと、本当に忘れないです。なぜならば消化しないとそのタスクは永遠に残るので何となく気持ち悪いｗ
それこそ「枠線を作る」「セリフ入力する」とかそんなタスクだけでもやらなきゃいけないことが可視化されるので、入力してみると「実はこんなに作業があるんだ！」ってことがわかります。
頭の中でスケジュール決めてると甘く見積もりがちな気がしますね・・・
今回、私のスケジュールはさすがに見せてないですが、何回もスクロールするくらい細かくタスクが並んでいます。
やることを可視化すると自然と「これはやらないと終わらない・・・」という気持ちになってくるのですごいです。

以下、クラウドでタスク管理する際に重要な「通知」に関することです。（Toodledoについてです。他のツールはわかりませんごめんなさい）

アラートの意味は？

基本的にはDue date/time（期日）から何分～何日前に通知をするかを設定します。
こちらですが、Due timeのtime部分を設定していないと通知は来ません（設定しないと日付変わったら来るとかそういう親切な設計ではないようです）
私は大体1時間前（1hr）にしています。
ちなみにリピート機能もありますが、これがかなりややこしい。
start timeとDue timeを設定して、その間だけアラームを鳴らすということはできません。
Due timeを過ぎたら設定した間隔で通知を送る。というシステムです。
例えば、毎日薬を飲む時間に通知とか絵の練習をこの時間にやりたい！とか恒久的な予定には良いかとは思いますが、どこからどこまでとはっきり決まっている場合は、サブタスクや同じ予定を複数作成する方がいいかもしれませんね。（下書きやペン入れ等本文の項目を参照）
リマインダーの仕組みについてはこの記事がわかりやすいかも
diyonline.info

リマインダーやアラート（通知）の受け取り方法は？

はいここも大事！タスク作成時にアラートを設定しただけだと通知はなーんも来ません。
Alarms / Reminders画面でどうやって通知を受け取るかを設定します。
一番手っ取り早いのはメール通知ですかね。時間の誤差なくほぼ通知が来ます。
ただ、メールがめちゃくちゃ溜まるので、Toodledo専用のメアドを作って管理するのがよさそうです。
gigazine.net

ここの後半辺りにやり方が掲載されています。

次にスマホで受け取る方法ですが、これがまた曲者・・・
AndoroidやiOSで公式アプリはあるにはあるものの、通知が全く来ないｗ
なので、サードパーティーのアプリを利用するのが良いでしょう。
ちょっとiOS詳しくないのでそちらは検索等で探してくださいお願いしますなのですが、Androidだと無料でも通知がくるアプリがあります。
ちなみにTooledo側ではなく、アプリ側でToodledoのIDとパスワードで同期します。
私が使用しているのはこのアプリです。
play.google.com

ただ、アプリ側で手動で同期する必要があるのが面倒。
まぁ自分は午前中にタスク整理→アプリ同期という流れなので問題ない・・・かな？
Toodledoはなぜかスマホとの同期が微妙なので、ここら辺他のGTDアプリとめっちゃ差がついているのが非常に残念。

んで、私がなぜToodledoを使用しているのか？

• 安い（Silverプランで年間1500円程度）
• 一覧表示するとめっちゃタスクが並ぶので爽快
• PCに張り付いてるタイプなので、基本的には入力はPCなので管理がしやすい
• 今回紹介してないですがNoteにプロットとかメモとか議事録を保存してる

うーん、絶対Toodledoじゃないとダメ！ってことではないですが、いろいろ試してみてしっくりきたのがこれだったっていう感覚的な理由が一番かもです。
こればっかりは使ってみないとわからないので、皆さんぜひ試してほしい！と思います。

ちなみに日常の管理ですが、晩ごはんの買い物リストを作ってみたり、スマホ利用代金の支払日をリマインダーで毎月決まった日に通知したりとかで使ってます。
それこそ「○時に風呂掃除する」とかそんなレベルでタスク作ってます。
自宅に帰って原稿やってるとそういう当たり前の家事をおろそかにしちゃうもんでね・・・ﾊﾊﾊ（ダメ人間）

まぁそんなこんなで、タスク管理するようになってからだいぶ生活変わったなぁと思います。
ポロポロ抜けがあった部分が少しづつ修復されているというか、まぁうまく回るようになってきたなぁと
今後は金銭関連も管理したいなぁ。買い物依存症なので無理かもｗ

オタクの皆さんがタスク管理に興味を持ってくれると嬉しいな

ｿﾝﾅｶﾝｼﾞ